एक साफ़ ऑडिट ट्रेल का संचालन मूल्य

ऑडिट साक्ष्य को अक्सर ऐसी चीज़ के रूप में माना जाता है जिसे किसी अवधि के अंत में इकट्ठा किया जाता है। वह दृष्टिकोण एक अफरा-तफरी पैदा करता है: लोग यह पुनर्निर्माण करने के लिए इनबॉक्स, स्प्रेडशीट, फ़ोल्डर और सिस्टम में खोज करते हैं कि किसने क्या स्वीकृत किया और क्या उस समय सही साक्ष्य मौजूद था।

जैसे-जैसे काम आगे बढ़ता है, एक क्लीनर ट्रेल बनता है। यह निर्णय संदर्भ, जिम्मेदार मालिकों, नीति या अनुमोदन पथ, साक्ष्य और हुए परिवर्तनों को कैप्चर करता है। यह ऑडिट शुरू होने से पहले ही रिकॉर्ड को उपयोगी बना देता है।

एक टाइमस्टैम्प दिखा सकता है कि कोई मांग कब स्वीकृत की गई थी। यह व्यावसायिक आवश्यकता, विचाराधीन आपूर्तिकर्ता विकल्प, स्वीकृत अपवाद, या उस दायित्व को नहीं समझाता है जिसने अगले कदम को आकार दिया। सबसे उपयोगी रिकॉर्ड घटना को उसके आसपास के तर्क और साक्ष्य से जोड़ता है।

इसके लिए हर लेनदेन के लिए एक उपन्यास लिखने की आवश्यकता नहीं है। इसके लिए उन तथ्यों को संरक्षित करने की आवश्यकता है जो किसी ऐसे व्यक्ति के लिए निर्णय को समझने योग्य बनाते हैं जो कमरे में नहीं था और बाद में रिकॉर्ड पर कार्य करने की आवश्यकता हो सकती है।

नियंत्रण तब बेहतर काम करते हैं जब वे वर्कफ़्लो का हिस्सा होते हैं। यदि कोई नीति अनुरोध से अलग है, खरीदार से अनुमोदन छिपा हुआ है, या अनुबंध दायित्व खरीद से अलग है, तो संगठन स्मृति और मैन्युअल अनुवर्ती कार्रवाई पर निर्भर करता है।

शासन को प्रवाह में लाने से सही पथ का पालन करना आसान हो जाता है और अपवादों को अधिक दृश्यमान बनाता है। यह मालिक को रिकॉर्ड बंद होने के बाद के बजाय निर्णय सक्रिय होने पर समस्या को हल करने का मौका भी देता है।

एंटरप्राइज़ खरीद हर अपवाद को समाप्त नहीं कर सकती है। कोई खरीद पसंदीदा पथ से बाहर जा सकती है, कोई रसीद गायब हो सकती है, किसी अनुबंध की अवधि की व्याख्या की आवश्यकता हो सकती है, या कोई चालान अपेक्षित रिकॉर्ड से मेल नहीं खा सकता है। महत्वपूर्ण प्रश्न यह है कि क्या अपवाद का कोई कारण, कोई मालिक, कोई सबूत और कोई अगला कदम है।

जब वे तत्व जुड़े होते हैं, तो समीक्षा अधिक रचनात्मक हो जाती है। नेता देख सकते हैं कि कौन से अपवाद मान्य हैं, कौन से प्रक्रियात्मक कमी का संकेत देते हैं, और किनमें नीति या संचालन मॉडल परिवर्तन की आवश्यकता है।

निर्णय इतिहास एक मृत संग्रह नहीं होना चाहिए। टीमें इसका उपयोग आवर्ती बाधाओं, अस्पष्ट स्वामित्व, आपूर्तिकर्ता पैटर्न, अनुमोदन पथ जो काम के अनुरूप नहीं हैं, और उन स्थानों को देखने के लिए कर सकती हैं जहां नीति से बचने योग्य घर्षण पैदा हो रहा है।

यह शासन को एक सीखने के लूप में बदल देता है। रिकॉर्ड आज संगठन की रक्षा करने में मदद करता है और कल प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए इसे एक स्पष्ट आधार देता है।