प्रोक्योरमेंट ऑर्केस्ट्रेशन के लिए एग्जीक्यूटिव केस

खरीद शायद ही कभी एक नाटकीय क्षण में टूटती है। घर्षण हैंडऑफ़ में दिखाई देता है: एक अनुरोध पर्याप्त संदर्भ के बिना आता है, एक सोर्सिंग निर्णय आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड से अलग होता है, एक अनुबंध दायित्व खोजना मुश्किल होता है, या एक चालान अपवाद वित्त को यह पुनर्निर्माण करने के लिए कई प्रणालियों के माध्यम से वापस भेजता है कि क्या हुआ।

प्रत्येक अंतर परिचालन लग सकता है, लेकिन एक साथ वे एक कार्यकारी समस्या पैदा करते हैं। नेताओं के लिए मांग को प्रतिबद्धताओं, प्रतिबद्धताओं को नकदी, या आपूर्तिकर्ता निर्णयों को व्यावसायिक परिणामों से जोड़ना आसान नहीं है। टीमें स्थिति का पीछा करने में समय बिताती हैं जबकि संगठन निर्णय के पीछे के रिकॉर्ड में विश्वास खो देता है।

खरीद ऑर्केस्ट्रेशन का मतलब हर कार्य के लिए एक और गंतव्य जोड़ना नहीं है। इसका मतलब है कार्यों के बीच संबंधों को दृश्यमान और कार्रवाई योग्य बनाना। अनुरोध, अनुमोदन, आपूर्तिकर्ता, अनुबंध, आदेश, रसीद, चालान और अंतर्दृष्टि को वह संदर्भ ले जाने में सक्षम होना चाहिए जिसकी अगले मालिक को आवश्यकता है।

यही कारण है कि ऑर्केस्ट्रेशन केवल एक रिपोर्टिंग लेयर से अलग है। एक रिपोर्ट घटना के बाद गतिविधि का वर्णन कर सकती है। एक ऑपरेटिंग लेयर काम को रूट करने, स्वामित्व को स्पष्ट करने, साक्ष्य संरक्षित करने और प्रक्रिया के अभी भी चलते रहने के दौरान अगले निर्णय को सामने लाने में मदद करती है।

सीपीओ को अपनाने, नियंत्रण, आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन और रणनीतिक दृश्यता की आवश्यकता है। सीएफओ को भरोसेमंद प्रतिबद्धताओं, क्लीनर अपवादों और खरीद से भुगतान तक के मार्ग में विश्वास की आवश्यकता है। सीआईओ को एक शासित आर्किटेक्चर की आवश्यकता है जो विश्वसनीय प्रणालियों के साथ काम करता है और एक और अनियंत्रित डेटा द्वीप नहीं बनाता है।

एक कनेक्टेड प्रोक्योरमेंट मॉडल उन लीडर्स को एक साझा शुरुआती बिंदु देता है। एक ही वर्कफ़्लो पर एक व्यावसायिक निर्णय, एक वित्तीय प्रतिबद्धता और एक सिस्टम हैंडऑफ़ के रूप में चर्चा की जा सकती है, बिना उस भूमिका-विशिष्ट विवरण को खोए जिसकी प्रत्येक लीडर को आवश्यकता होती है।

ऑर्केस्ट्रेशन प्रोग्राम को कंपनी-व्यापी रीडिज़ाइन के साथ शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। सबसे अधिक दबाव वाले क्षण से शुरू करें: इंटेक, सोर्सिंग, आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग, अनुबंध दायित्व, खरीद आदेश, चालान मिलान, या व्यय समीक्षा।

उस पल के साथ क्या चलना चाहिए, इसका नक्शा बनाएं। इसमें शामिल लोगों, रिकॉर्ड की प्रणाली, लागू होने वाली नीति या अनुमोदन, आवश्यक साक्ष्य और अगले मालिक की पहचान करें। वह नक्शा दैनिक कार्य से अलग एक सैद्धांतिक परिवर्तन परियोजना बनाए बिना वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए एक उपयोगी सीमा बन जाता है।

प्रगति का पहला संकेत एक नया डैशबोर्ड नहीं है। यह एक बेहतर प्रश्न है जिसका उत्तर जल्दी दिया जाता है: इस अपवाद का मालिक कौन है? क्या निर्णय लिया गया? कौन सी प्रतिबद्धता जोखिम में है? कौन सा साक्ष्य गायब है? आगे क्या करने की आवश्यकता है?

जब वे उत्तर कार्य के प्रवाह में उपलब्ध होते हैं, तो नेता गतिविधि रिपोर्टिंग से संचालन नियंत्रण की ओर बढ़ सकते हैं। खरीद को देखना, चलाना और बाकी उद्यम के लिए अधिक उपयोगी बनाना आसान हो जाता है।