01
घर्षण का पता लगाएं
देखें कि कर्मचारी कहाँ प्रतीक्षा करते हैं, काम दोहराते हैं, संदर्भ खो देते हैं, या साइड-चैनल फॉलो-अप पर निर्भर करते हैं।
एंटरप्राइज प्रोक्योरमेंट, इसे स्पष्ट किया गया
क्या आपकी प्रोक्योरमेंट प्रक्रिया ऑटोमेट होने के लिए तैयार है?
सही पहला वर्कफ़्लो चुनने, आंतरिक संरेखण बनाने, और निर्णय को अत्यधिक जटिल बनाए बिना आगे बढ़ने के लिए एक व्यावहारिक गाइड।
एक वर्कफ़्लो चुनें। मूल्य साबित करें।कार्यकारी संस्करण · अगस्त 2026
खरीदार संक्षिप्तवेंडरनोवा संसाधन
खरीद स्वचालन तत्परता
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कार्यकारी अभिविन्यास
आपको पहले कौन सी खरीद प्रक्रिया में सुधार करना चाहिए?
स्वचालन तब सबसे अच्छा काम करता है जब टीम एक स्पष्ट व्यावसायिक समस्या, एक प्रबंधनीय वर्कफ़्लो और सफलता की साझा परिभाषा के साथ शुरुआत करती है। यह गाइड आपको सादे भाषा में वह विकल्प चुनने में मदद करती है।
02
पहली जीत चुनें
एक ऐसी वर्कफ़्लो चुनें जो व्यवसाय के लिए मायने रखती हो और जिसे बहु-वर्षीय रीडिज़ाइन के बिना सुधारा जा सके।
03
एक स्पष्ट योजना बनाएं
विचार से पायलट तक जाने के लिए आवश्यक लोगों, प्रणालियों, उपायों और अगले चरणों को संरेखित करें।
सीपीओ और खरीद संचालन के लिए डिज़ाइन किया गया। वित्त, प्रौद्योगिकी, कानूनी, सुरक्षा और व्यावसायिक नेताओं के लिए उपयोगी है जो वर्कफ़्लो की जिम्मेदारी साझा करते हैं।
अध्याय 01
सॉफ्टवेयर से नहीं, काम से शुरुआत करें
पहला सवाल यह नहीं है कि आपको कौन सी सुविधाएँ चाहिए। यह है कि वर्तमान प्रक्रिया कहाँ एक वास्तविक व्यावसायिक समस्या पैदा करती है जिसे हल करना सार्थक है।
प्रश्न 1
एक ऐसी कार्यप्रणाली का नाम बताएं जो कर्मचारियों द्वारा पहले से उपयोग की जाने वाली भाषा में हो।
प्रश्न 2
बताएं कि पहले अनुरोध से लेकर अंतिम हैंडऑफ़ तक क्या होता है।
प्रश्न 3
स्पष्ट लक्षणों को अंतर्निहित कारण से अलग करें।
व्यवहार में
एक क्षेत्रीय टीम कहती है कि खरीद अनुरोधों में बहुत अधिक समय लगता है। करीब से देखने पर पता चलता है कि खरीद विभाग को अनुरोध मिलने से पहले ही देरी शुरू हो जाती है: कर्मचारियों को यह नहीं पता होता कि क्या जानकारी प्रदान करनी है, अनुमोदन स्थान के अनुसार अलग-अलग होते हैं, और वित्त विभाग को अपूर्ण संदर्भ मिलता है।
समस्या को एक कार्य अनुभव के रूप में फ्रेम करें, न कि एक सुविधा अंतर के रूप में।
अध्याय 02
एक ऐसा पहला वर्कफ़्लो चुनें जिसके पीछे लोग एकजुट हो सकें
सबसे अच्छा शुरुआती बिंदु वह है जो पर्याप्त महत्वपूर्ण हो कि मायने रखता हो, प्रबंधित करने के लिए पर्याप्त रूप से सीमित हो, और संगठन के सीखने के लिए पर्याप्त रूप से दृश्यमान हो।
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व्यावसायिक मूल्य
02
स्पष्टता
03
व्यवहार्यता
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सीखने का मूल्य
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अनुकूलन क्षमता
यह क्यों मायने रखता है
रखरखाव-सेवाओं का अनुरोध एक व्यापक कंपनी-व्यापी परिवर्तन की तुलना में एक मजबूत पहला वर्कफ़्लो हो सकता है क्योंकि इसमें स्पष्ट अनुरोधकर्ता, दोहराए जाने योग्य अनुमोदन, ज्ञात आपूर्तिकर्ता और स्पष्ट देरी होती है।
एक सार्थक व्यावसायिक सुधार को साबित करने वाले सबसे छोटे वर्कफ़्लो को चुनें।
अध्याय 03
कर्मचारी की नजर से मौजूदा यात्रा को देखें
एक प्रक्रिया मानचित्र तब उपयोगी होता है जब वह बताता है कि अनुरोधकर्ता और प्रत्येक भाग लेने वाली टीम को क्या करना चाहिए, जानना चाहिए और इंतजार करना चाहिए।
अनुरोध
कर्मचारी को क्या चाहिए और वे कहाँ से शुरू करते हैं?
समीक्षा करें
निर्णय लेने से पहले किसे संदर्भ की आवश्यकता है?
आपूर्तिकर्ता
मौजूदा आपूर्तिकर्ता कब पर्याप्त होता है, और सोर्सिंग कब आवश्यक होती है?
चित्रित उदाहरण
एक हालिया अनुरोध का शुरू से अंत तक पालन करें। प्रत्येक हैंडऑफ़, दोहराए गए प्रश्न, स्प्रेडशीट, ईमेल, गुम विवरण और देरी को नोट करें। लक्ष्य हर एज केस का दस्तावेजीकरण करना नहीं है। यह उन कुछ क्षणों को देखना है जो अधिकांश घर्षण पैदा करते हैं।
उन क्षणों का मानचित्रण करें जहाँ संदर्भ खो जाता है, न कि हर प्रशासनिक कदम का।
अध्याय 04
वर्कफ़्लो के हर हिस्से को एक स्पष्ट मालिक दें
स्वचालन अस्पष्ट जिम्मेदारी को हल नहीं कर सकता है। यह उस भ्रम को तेज़ी से बढ़ा सकता है।
मालिक
उस व्यक्ति का नाम बताएं जो व्यावसायिक परिणाम का मालिक है।
समर्थन
उस व्यक्ति का नाम जो कर्मचारियों का समर्थन करता है जब मानक पथ फिट नहीं बैठता है।
नीति
उस व्यक्ति का नाम जो नीति और अपवादों का निर्णय लेता है।
समीक्षा करें
उस व्यक्ति का नाम जो परिणामों की समीक्षा करता है और परिवर्तनों को मंजूरी देता है।
डेटा
उस व्यक्ति का नाम जो रूटिंग, आपूर्तिकर्ता और एकीकरण डेटा बनाए रखता है।
एक बेहतर बातचीत
यह कहने के बजाय कि 'खरीद सेवन का मालिक है,' निर्दिष्ट करें कि अनुरोध अनुभव का मालिक कौन है, नीति का मालिक कौन है, अनुमोदन नियमों का मालिक कौन है, और अपवादों का समाधान कौन करता है। एक व्यक्ति एक से अधिक भूमिका निभा सकता है, लेकिन भूमिका स्पष्ट होनी चाहिए।
एक स्पष्ट मालिक वह व्यक्ति होता है जिसके पास निर्णय लेना होता है, न कि विभाग का नाम।
अध्याय 05
पायलट शुरू होने से पहले सफलता को परिभाषित करें
एक विश्वसनीय पायलट में उपायों का एक छोटा सेट होता है जो यह दर्शाता है कि काम आसान, तेज, स्पष्ट या बेहतर नियंत्रित हुआ या नहीं।
1
कर्मचारी अनुभव: क्या कोई अनुरोधकर्ता विशेष प्रशिक्षण के बिना पहला कदम पूरा कर सकता है?
2
प्रवाह: अनुरोध प्रतीक्षा में कितना समय बिताता है, और कहाँ?
3
गुणवत्ता: क्या अनुरोध समीक्षकों तक उस संदर्भ के साथ पहुँचता है जिसकी उन्हें आवश्यकता है?
4
नियंत्रण: क्या आवश्यक समीक्षाएँ दिखाई दे रही हैं और लगातार लागू की जा रही हैं?
5
अनुकूलन: क्या लोग ईमेल और साइड चैनलों के बजाय नए रास्ते का उपयोग कर रहे हैं?
सरल परीक्षण
केवल क्लिक्स को नहीं, बल्कि खरीदार के अनुभव और परिचालन परिणाम को मापें।
अध्याय 06
एक ऐसा बिजनेस केस बनाएं जिस पर लोग सवाल उठा सकें
एक उपयोगी व्यावसायिक मामला दिखाता है कि क्या ज्ञात है, क्या माना जाता है, और क्या सीखा जाना चाहिए। यह एक एकल प्रभावशाली संख्या के पीछे अनिश्चितता को छिपाता नहीं है।
वर्तमान प्रयास
आज मैन्युअल काम कहाँ होता है?
अवसर
नई प्रवाह से कौन सी देरी, पुन: कार्य, या रिसाव कम हो सकता है?
निवेश
क्या कार्यान्वयन, एकीकरण, सक्षमता और संचालन कार्य आवश्यक है?
व्यवहार में
अपने स्वयं के वॉल्यूम और लागतों का उपयोग करके एक रूढ़िवादी, अपेक्षित और उच्च-अवसर परिदृश्य का मॉडल बनाएं। ओवरलैपिंग लाभों को अलग रखें और वित्त को तय करने दें कि कौन से परिणाम गिने हुए मामले में आते हैं।
एक पारदर्शी सीमा एक असमर्थित वादे की तुलना में अधिक विश्वसनीय है।
अध्याय 07
वास्तविक काम के आस-पास पायलट को डिजाइन करें
एक पायलट में एक प्रतिनिधि वर्कफ़्लो, वास्तविक प्रतिभागी, सामान्य अपवाद और डिज़ाइन से चूक गई बातों को प्रकट करने के लिए पर्याप्त मात्रा शामिल होनी चाहिए।
01
एक वास्तविक व्यावसायिक इकाई और नामित अनुरोध प्रकारों का उपयोग करें।
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वित्त, कानूनी, सुरक्षा, या आईटी को शामिल करें जहाँ वर्कफ़्लो के लिए उनकी आवश्यकता होती है।
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सामान्य पथ और दो या तीन सबसे सामान्य अपवादों का परीक्षण करें।
04
लॉन्च से पहले सहायता और प्रतिक्रिया मार्ग तैयार करें।
05
पहले महीने के लिए समीक्षा लय निर्धारित करें।
यह क्यों मायने रखता है
केवल एक आदर्श अनुरोध का प्रदर्शन न करें। बजट प्रश्न, एक नया आपूर्तिकर्ता, एक अत्यावश्यक आवश्यकता और एक ऐसे अनुरोध को शामिल करें जिसे पुनर्निर्देशित किया जाना चाहिए। ये परिदृश्य प्रकट करते हैं कि डिज़ाइन वास्तव में आसान है या नहीं।
ऑपरेटिंग वास्तविकता का पायलट करें, न कि मंचित डेमो का।
अध्याय 08
ईआरपी (ERP) को मुख्य द्वार बनाए बिना उसे जुड़ा हुआ रखें
कई संगठन अनुरोध और समन्वय अनुभव को बेहतर बना सकते हैं, जबकि उनका ईआरपी रिकॉर्ड की वित्तीय प्रणाली बना रहता है।
शुरुआती बिंदु
स्पष्ट करें कि अनुरोध कहाँ से शुरू होता है और स्वीकृत लेनदेन कहाँ दर्ज किया जाता है।
सिस्टम भूमिकाएँ
परिभाषित करें कि कौन सी प्रणाली आपूर्तिकर्ताओं, खरीद आदेशों, चालानों और भुगतान स्थिति का मालिक है।
दृश्यमान स्थिति
डिज़ाइन करें कि स्थिति और मुख्य पहचानकर्ता सिस्टम के बीच कैसे चलते हैं।
चित्रित उदाहरण
एक कर्मचारी वेंडर्नोवा में शुरुआत कर सकता है, समीक्षाओं और आपूर्तिकर्ता चरणों के माध्यम से सहयोग कर सकता है, और फिर ईआरपी को एक स्वीकृत आदेश भेज सकता है। कर्मचारी को ईआरपी की आंतरिक लेनदेन संरचना को सीखे बिना एक स्पष्ट स्थिति देखनी चाहिए।
वित्तीय नियंत्रण बनाए रखते हुए लोगों को एक स्पष्ट अनुभव दें।
अध्याय 09
अनापत्ति को डिज़ाइन का हिस्सा बनाएं
लोग ईमेल पर वापस आ जाएंगे यदि नया रास्ता धीमा, कठिन, या उस समाधान की तुलना में कम प्रतिक्रियाशील लगता है जिसे उसने बदला है।
भाषा
कर्मचारियों द्वारा पहचानी जाने वाली भाषा का प्रयोग करें।
सहायता
सहायता मांगने का एक सरल तरीका प्रदान करें।
समय
केवल उस समय आवश्यक जानकारी मांगें।
चैनल
जब नया अनुभव तैयार हो जाए तो पुराने चैनलों को रिटायर या रीडायरेक्ट करें।
दृश्यता
वर्तमान मालिक और अगले चरण को दिखाएं।
एक बेहतर बातचीत
एक लॉन्च संदेश भ्रमित करने वाले अनुरोध फॉर्म की भरपाई नहीं कर सकता है। उन कर्मचारियों के साथ पहले पांच मिनट का परीक्षण करें जिन्होंने वर्कफ़्लो को डिज़ाइन करने में मदद नहीं की, फिर व्यापक रोलआउट से पहले अनुभव को बदलें।
आसान रास्ता भी अनुपालन वाला रास्ता होना चाहिए।
अध्याय 10
जानें कि आप आगे बढ़ने के लिए कब तैयार हैं
तैयारी पूर्णता नहीं है। यह जिम्मेदारी से शुरू करने, जल्दी सीखने और टीम के सुधार के दौरान व्यवसाय की रक्षा करने के लिए पर्याप्त साझा स्पष्टता है।
1
पहला वर्कफ़्लो और व्यावसायिक समस्या का नाम दिया गया है।
2
सभी को पता है कि कौन निर्णय लेता है और कौन काम करता है।
3
आवश्यक सिस्टम और डेटा को समझा गया है।
4
पायलट उपाय और सहायता तैयार हैं।
5
ज्ञात जोखिमों में एक कार्रवाई और एक मालिक होता है।
सरल परीक्षण
जब अगला जिम्मेदार कदम स्पष्ट हो तो शुरू करें।
अध्याय 11
तैयारी को 30-दिवसीय निर्णय स्प्रिंट में बदलें
व्यापक महत्वाकांक्षा से एक स्वामित्व वाले, परीक्षण योग्य वर्कफ़्लो में जाने के लिए अगले महीने का उपयोग करें।
सप्ताह 1
वर्कफ़्लो चुनें और दो हालिया अनुरोधों का शुरू से अंत तक पालन करें।
सप्ताह 2
मालिकों, सिस्टम भूमिकाओं और पायलट के सफलता उपायों को संरेखित करें।
सप्ताह 3
कर्मचारियों और समीक्षकों के साथ प्रस्तावित अनुभव का परीक्षण करें।
मीटिंग का समापन
क्या हम पहले वर्कफ़्लो, परिणाम के लिए जवाबदेह व्यक्ति, इसका उपयोग करने वाले कर्मचारी और अगले कदम से पहले हमें क्या सीखने की आवश्यकता है, इसका नाम बता सकते हैं?
बातचीत जारी रखें
पहले वर्कफ़्लो को अनुरोध करना, समीक्षा करना और पूरा करना आसान बनाएं।
देखें कि कैसे VendrNova अनुमोदन, आपूर्तिकर्ताओं और आपके ERP को जुड़े रखते हुए कर्मचारियों को शुरू करने के लिए एक स्पष्ट स्थान दे सकता है।